Personnalisé selon le métier de l’abonné, l’Intranet s’insère progressivement dans le quotidien des employés des magasins de la grande distribution.
Partage de savoir et gestion des connaissances transforment progressivement des sites institutionnels constitués pour certains dès les années 1990, en outils de communication ascendante et transverse susceptibles de recréer du lien entre les différents salariés. Lorsque l’enseigne change de stratégie et d’identité, l’Intranet devient outil de cohésion sociale.
Lancés dès 1999, les premiers projets d’Intranet chez Coopagri Bretagne font aujourd’hui la part belle à la gestion des connaissances. L’Intranet constitue aujourd’hui une base documentaire en ligne cruciale pour ses 1800 abonnés.
Utilisé à ses origines en 2004 pour permettre aux centrales de transmettre rapidement aux magasins des informations sur les nouveaux produits, l’Intranet du groupe Monoprix permet aujourd’hui à tous les magasins de diffuser les résultats des opérations promotionnelles organisées localement.
Chez Atac, branche supermarché du groupe Auchan rebaptisée Simplymarket en avril 2009, l’Intranet est devenu un univers documentaire, utilitaire et communautaire. A cette date, l’offre proposée dans les 300 supermarchés de l’enseigne a été repensée totalement afin de mieux correspondre aux attentes de sa clientèle, précise en résumé Béatrice Javary, directrice de la communication : « Nous avons baissé nos prix et recentré notre offre sur les produits frais, en ouvrant par exemple un rayon "pain viennoiseries" au sein des établissements », indique-t-elle. La communication institutionnelle déployée à cette occasion sur un Intranet déjà vieux de 10 ans, ne permettait pas à elle seule d’obtenir l’adhésion au projet des 14000 salariés de l’enseigne. Un site de discussion déployé en novembre dernier « a été pensé comme une possibilité offerte à nos collaborateurs de parler de leur métier, s’exprimer sur l’entreprise, pouvoir échanger où qu’ils se trouvent " raconte Béatrice Javary.

Simply Market : mettre en valeur une expertise métier

« Mysimplymarket.fr est un moyen de donner la parole à des gens qui ne l’ont jamais et sont pourtant les meilleurs experts de leur métier : boucherie, fruits & légumes, fromage, charcuterie... Les discussions sont organisées autour des métiers des magasins et des services d'appui ». Chacun peut y publier photos et vidéos, réalisées par exemple, à l’occasion d’une opération promotionnelle dans leur magasin. Un taux de participation enregistré à ce jour à 45% des inscrits, l’apparition sur le site de discussions autour d’activités extraprofessionnelles confortent la direction dans la pertinence du projet. Volontairement en retrait des débats, elle s’est contentée de recruter une formatrice à mi-temps pour évangéliser sur l’intérêt et l’usage de l’Intranet, dans les différentes implantations de Simplymarket.

Monoprix : une communication très institutionnelle

Pour les 20000 employés de Monoprix, l’accès à une page personnalisé sur un Intranet - jusqu’alors exclusivement dédié à l’exploitation d’informations institutionnelles - constitue une grande nouveauté. Auparavant, messagerie électronique et Intranet avaient été mis en place à partir de 2004, puis généralisés pour faciliter les échanges d’informations d’exploitation et dématérialiser ainsi des documents hier acheminés par courrier. Depuis l’année dernière, une information plus ciblée est adressée aux employés connectés. Parallèlement, une radio interne « Fréquence manager » diffuse depuis 2008 un flash d’informations périodique à l’intention de 300 managers.
Outre les informations diffusées sur l’Intranet à l’intention de tous les collaborateurs susceptibles d’accéder à un poste dédié (1000 personnes) ou partagés (4000 collaborateurs environ), une zone personnalisée est désormais identifiable par la mention du prénom de l’intéressé. Elle traite plus spécifiquement de thèmes relatifs à sa filière. Pour le moment, quatre filières sont distinguées : alimentaire, non-alimentaire, caisse et administratifs en magasins. Filières auxquelles un blog est par ailleurs ajouté. « Ce dispositif nous permet d’interroger les spécialistes sur la pertinence des dernières opérations commerciales conduites dans leur filière », indique Fabian Sire, responsable communication. L’occasion par exemple pour la centrale d’achats textile de recenser les magasins où un rayon spécifique aura été amménagé pour les offres promotionnelles associées à la Saint Valentin. « Nos collaborateurs se connectent en moyenne une dizaine de fois par jour, mais uniquement pour consulter les alertes produits », souligne Fabian Sire. Ils se connectent beaucoup plus occasionnellement sur le blog, précise-t-il. Une vingtaine de commentaires sont publiés toutefois par sujet de réflexion proposé : « sur le blog, ils prennent généralement du temps pour apporter des commentaires détaillés et profiter ainsi de l’opportunité qui leur est donnée de s’exprimer sur leur métier ». Ce dispositif constitué à partir des fonctions standard de SharePoint 2007 s’appuie sur un annuaire LDAP, pour acheminer les informations pertinentes aux intéressés. Pour bâtir ce type de dispositif, Monoprix dispose d'une équipe d’environ 80 informaticiens, dont une personne employée à temps plein pour la gestion des Intranets. Côté blog, la solution open source Word Press a été retenue pour sa gratuité.

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Coopagri-Bretagne : un outil de gestion des connaissances

Richement doté d’informations métiers et de référentiels techniques transverses sur l’entreprise (fiches techniques, données réglementaires, présentation multimédia…), l’Intranet de l’enseigne Coopagri Bretagne réunissant les marques Magasins Vert, Point Vert, Régilait et Paysans Bretons, a relativement peu évolué dans sa forme depuis sa création en 1999. Il est toutefois consulté régulièrement par ses 1800 abonnés, pour les nombreux plans techniques qu’il contient, pour les catalogues produits qu’il héberge, pour les commandes en cours et les bons de livraison… « Cet Intranet est un outil d’exploitation (il est adossé au SGBDR, NDR) » complète Agnèse Abasq Diverres, responsable Web à la direction du développement et de la communication. « L’arborescence de cet Intranet a été bien conçue dès le départ et son évolution vers un modèle 2.0 ne figure pas pour le moment parmi les choix de la politique de développement de l’entreprise » précise-t-elle. En revanche, un extranet a été développé et déployé en 2007, à l’intention des 14000 adhérents de la coopérative. 900 d’entre eux le consultent régulièrement. L’Intranet de la coopérative bretonne devrait accueillir prochainement plusieurs applications de gestion des ressources humaines, relatives par exemple à la déclaration de congés et à la validation des frais de déplacements. Elles seront en lien avec le progiciel HR Access. « Cet Intranet doit être complété d’un annuaire métier, ce que je m’emploie actuellement à mettre en œuvre » souligne Agnèse Abasq Diverres. Offrant ainsi à tout abonné la possibilité d’entrer en contact avec les experts techniques à l’origine de la conception des nombreux articles de référence contenus dans cet Intranet.

Dans d'autres enseignes encore...

Dans le groupe Auchan, un projet de refonte de l’Intranet en mode 2.0 est testé depuis 1 an. Ce système fortement connoté « gestion des connaissances » devrait voir le jour au début de l’année prochaine et intéresser à terme 20000 salariés. Un blog pourrait par ailleurs être finalisé à la fin de l’année. Il serait accessible pour les 50000 salariés de l’enseigne.
Carrefour a déployé l’an dernier une plate-forme collaborative pour ses centrales d’approvisionnement. Elle ouvre l’accès à des fonctions de gestion d'entrepôt, un portail avec un service de traçabilité des transactions commerciales et des stocks, ainsi qu'un outil de gestion des approvisionnements pour optimiser le circuit et le remplissage des camions.
Le groupe utilise par ailleurs une application d’évaluation de compétences par questionnaires à choix multiple destinée à l’ensemble des stagiaires et “managers“ métiers de ses magasins. Les résultats peuvent être visualisés par thème en temps réel. Le plan de formation est généré en fonction des résultats. Cette application dispose d'outils d’administration et de statistiques évoluées au niveau d’un magasin, d’une région, ou au niveau national. L'accès à l'Intranet est sécurisé par authentification et capacité (stagiaire, responsable magasin, responsable régional …). Les menus sont personnalisés en fonction de la capacité. Déployée sur serveur Unix, cette application met en œuvre une base de données Oracle 8, le serveur applicatif WebLogic 4.51, des composants Java, ainsi que l’outil générateur dynamique de code HTML et XML, Java Server Page.

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